Control de acceso con QR sin internet: checklist para eventos en México

Tu puerta depende hoy de que haya señal?

Piénsalo con un caso concreto. Festival en un jardín de eventos a las afueras de Guadalajara, 1,500 boletos vendidos, todos llegan entre las 9 y las 10:30 de la noche. Con 1,500 celulares juntos en el mismo lugar, la red se satura. Si tu escáner necesita internet para cada lectura, la fila se para justo en la hora pico.

El escáner de Tikzet no depende de eso. Valida los QR sin internet, desde cualquier celular, y cuando vuelve la conexión se sincroniza solo. Si un QR ya pasó, sale un aviso rojo: el mismo boleto no entra dos veces, ni con captura de pantalla ni reenviado por WhatsApp.

Ahora, que la herramienta funcione sin señal no te exime de preparar la puerta. Esto es lo que revisamos con las productoras antes de una fecha grande.

Una semana antes

• Define cuántas filas de acceso vas a tener. Cada fila necesita al menos un celular con la app. No hace falta equipo especial: cualquier celular del equipo sirve.
• Decide quién va a validar. Dale a cada uno el rol de Validador (solo valida QRs) o de Staff (valida y además tiene su link de referido). El Validador no ve cuánto vendiste: puede ser alguien del lugar o de seguridad sin que tenga acceso a tus números.
• Haz que cada validador entre a la app desde su celular. Que no sea la noche del evento la primera vez que la abre.
• Si tienes mesas o zona VIP, decide si entran por la misma puerta. Una fila aparte para las reservaciones evita que un grupo de diez personas frene a la general justo en la hora pico.
• Avisa a tu público cómo es el acceso. “Trae tu QR en el celular, con el brillo arriba” en la publicación del día anterior te ahorra minutos en la fila.

El día del evento, antes de abrir

• Abre la app en cada celular mientras todavía hay buena señal. Antes de que llegue el público, entra al evento y déjalo listo.
• Haz una prueba con dos o tres boletos reales. Los de tu equipo sirven. Valida uno y vuelve a escanearlo: tiene que salir el aviso rojo. Así cada validador sabe cómo se ve ese aviso antes de que le toque con alguien en la fila.
• Ubica a los validadores donde haya luz. Un QR en un celular con poco brillo, en una entrada oscura, tarda más en leerse.
• Revisa baterías. Celulares cargados al 100% y un par de baterías externas en la puerta. Validar sin señal no sirve de nada con un celular apagado.
• Acuerda qué hacer con un aviso rojo. Quién habla con esa persona, a dónde se le manda. El validador no debería tener que discutir en la fila: escanea y sigue.

Durante el acceso

• Una persona escanea, otra ordena la fila. Si el que valida también tiene que pedirle a cada uno que saque su celular, se hace lento.
• No pares por falta de señal. Si ves que no hay datos, sigue validando. La app no necesita internet para decirte si el QR es válido o si ya se usó.
• Las cortesías entran igual. Las invitaciones que mandaste desde Tikzet traen su QR y se validan como cualquier boleto. Tampoco pasan dos veces.

Al cerrar la puerta

• Deja que los celulares se reconecten. Cuando vuelve la conexión, la app sincroniza lo que se validó sin señal.
• Revisa el reporte del evento. Ventas por producto, por integrante del equipo y por medio de pago. Con la puerta cerrada y los números en la mano, la conversación con el lugar al día siguiente es otra.

Lo que no hace falta

Un lector especial. Un router de respaldo. Una persona del lado de la plataforma en tu puerta. Imprimir listas por si se cae el sistema. Con el escáner funcionando sin internet, el plan B es el mismo que el plan A.

Dudas de la puerta

Necesito descargar algo especial para validar sin señal? Solo la app de Tikzet en los celulares de tu equipo de acceso, con la sesión iniciada y el evento abierto antes de que se caiga la señal.

Funciona en iPhone y en Android? Sí. El escáner funciona desde cualquier celular, así que puedes armar la puerta con los teléfonos que ya tiene tu equipo.

Puedo usar el celular de alguien del lugar? Sí. Le das el rol de Validador y solo puede validar QRs. No ve cuánto vendiste ni cómo cobraste.

Si es tu primera vez con boletos digitales, en boletos digitales para eventos en México te contamos el resto del recorrido, de la venta a la puerta.

Tu próxima puerta

Arma tu evento, carga el equipo de acceso y haz la prueba del aviso rojo esta misma semana. Tu productora arranca con 25 tickets prepagos de regalo, y si quieres ver la puerta funcionando antes, en una videollamada de 20 minutos simulamos tu evento contigo.

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