En 30 segundos
- Mandar invitaciones una por una por chat sirve para 20 personas; para 300, subir un Excel ahorra la tarde entera.
- Antes de enviar, Tikzet te dice cuántos contactos se suman, cuántos ya estaban y qué filas tienen errores.
- Cada invitado recibe su propio QR por mail, por WhatsApp o por los dos, y sus datos quedan guardados para la próxima.
Hay dos maneras de mandar 300 invitaciones a un lanzamiento de marca en Ciudad de Panamá.
La primera: abres el chat, buscas el nombre, pegas la imagen del pase, escribes “te esperamos el jueves”, envías, y repites. Trescientas veces. En la invitación 140 te das cuenta de que a dos personas les mandaste el mismo pase y a una no le mandaste nada.
La segunda: abres el Excel que ya tenías con la lista, lo subes, eliges cómo enviarlo y le das a enviar. Cada invitado recibe su QR, distinto del de los demás.
Las dos funcionan. La diferencia está en el tiempo que te llevan, en los errores que dejan pasar y en lo que pasa en la puerta. Las comparamos lado a lado.
La comparación completa
| Una por una, por chat | Excel subido a Tikzet | |
|---|---|---|
| Tiempo para 300 invitados | Una tarde, o dos | Lo que tardas en revisar el archivo |
| El pase que recibe cada uno | Muchas veces la misma imagen para todos | Un QR único por persona |
| Si alguien reenvía su pase | Entran dos con la misma imagen | El QR no pasa dos veces: el segundo ve un aviso rojo |
| Errores en la lista | Los descubres cuando alguien reclama | Antes de enviar, ves qué filas están mal y por qué |
| Duplicados | Difíciles de ver a ojo | Te dice cuántos contactos ya estaban |
| Canal | El que estés usando | Mail, WhatsApp o los dos |
| En la puerta | Lista impresa y alguien buscando apellidos | Se escanea el QR desde cualquier celular |
| La próxima vez | Empiezas de cero | Los contactos quedan guardados |
Cómo funciona el envío desde el Excel
El proceso es corto, pero cada paso tiene su razón.
Subes el archivo. Una fila por invitado, con su nombre y el mail, el teléfono o los dos, según por dónde quieras mandar. Sirve la lista que te pasó el cliente, la que armó tu equipo de prensa o la que exportaste de otro lado.
Tikzet revisa antes de mandar. Te muestra cuántos contactos nuevos se suman, cuántos ya estaban en tu base y qué filas tienen un problema, con el motivo: un correo mal escrito, un teléfono incompleto, una fila vacía. Corriges lo que haga falta en el archivo y vuelves a subirlo, o sigues con los que están bien.
Eliges el canal. Por mail, por WhatsApp o por los dos a la vez.
Se envía. Cada persona recibe su invitación con su QR propio.
Mail, WhatsApp o los dos: cuál conviene
La elección depende del evento y de quién está en la lista. Otra comparación, esta vez entre canales:
| Los dos | |||
|---|---|---|---|
| Evento corporativo con invitados de empresas | Llega a la bandeja de trabajo, queda archivado | Más rápido de abrir el día del evento | Cubre al que no revisa el correo |
| Fiesta con lista de amigos del DJ | Puede quedar sin abrir | Es donde vive la conversación | Útil si la lista es mixta |
| Prensa y patrocinadores de un concierto | Formal, fácil de reenviar a la oficina | Práctico para el que va directo desde la calle | La opción más segura |
| Lo que necesitas en el Excel | Columna de mail | Columna de teléfono | Las dos columnas |
Un consejo de puerta: si el evento es de noche y el invitado viene de otra actividad, el QR en WhatsApp está a un toque de distancia. El del mail obliga a buscar entre cien correos con la fila esperando detrás.
Lo que pasa en la puerta
Aquí es donde la comparación pesa más. Con la lista impresa, alguien tiene que encontrar el apellido, tacharlo y confiar en que el que dice ser “Carlos de la agencia” sea Carlos de la agencia.
Con el QR, el que llega muestra su pase y alguien de tu equipo lo escanea con su celular. El escáner de Tikzet valida sin internet, así que si el salón del hotel tiene mala señal en el sótano, no se traba. Y si alguien le reenvió su pase a un amigo y el amigo llegó antes, el segundo escaneo sale con un aviso rojo.
Esto también te protege de un clásico: la captura del pase que circula en un grupo. Una imagen genérica puede entrar diez veces. Un QR único entra una.
Las invitaciones y las ventas, en el mismo lugar
Si tu evento tiene invitados y boletos pagos a la vez (un concierto con prensa, una fiesta con mesa de patrocinadores), las dos cosas viven en la misma cuenta. Los invitados que importaste quedan en tu base de contactos junto con los que te compraron, y para la próxima fecha tienes a todos en un solo lugar.
Eso no es un detalle menor para una productora que hace varios eventos al año en la ciudad: la lista de prensa, la de clientes corporativos y la de amigos de la casa se construyen una vez y se reutilizan.
Por dónde empezar
Si tienes un evento con lista en las próximas semanas, abre el Excel que ya tienes y fíjate que cada fila tenga nombre y al menos un mail o un teléfono. Con eso alcanza para la prueba.
Si además vas a vender boletos para el mismo evento, en cómo funciona una preventa de boletos en Panamá tienes cómo armar las etapas.
Crea tu cuenta en Tikzet, sube tu lista y mira el resumen antes de mandar una sola invitación.
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