Invitaciones con código QR para eventos en Perú: preguntas frecuentes

Son las 7:40 de la noche en un lanzamiento de marca en San Isidro. La anfitriona tiene una lista impresa de 350 nombres, un lapicero que ya casi no escribe y una fila que llega hasta la vereda. Alguien dice “estoy por parte de Gonzalo, de comercial”. No figura. Otra persona da un apellido que aparece dos veces. Un invitado reenvió la invitación en PDF a tres amigos y los cuatro dicen ser él.

La noche todavía no empezó y la puerta ya es el problema.

La salida es mandar a cada invitado su propio QR, uno por persona, y que en la puerta solo haya que escanearlo. Así se hace desde un Excel, y estas son las preguntas que más nos llegan sobre el tema.

Preguntas frecuentes sobre invitaciones con QR

Cómo funciona el envío desde un Excel?

Armas una planilla con tus invitados (nombre y el mail o el número de WhatsApp de cada uno) y la subes en Tikzet dentro de tu evento. Eliges por dónde mandarla: mail, WhatsApp o los dos. Tikzet genera un QR para cada fila y se lo envía a esa persona.

No hace falta que el invitado se registre en ningún lado ni que baje una app. Recibe su QR y lo muestra en la puerta.

Qué pasa si la planilla tiene errores?

Antes de enviar nada, Tikzet te muestra un resumen: cuántos contactos se suman, cuántos ya estaban en tu base y qué filas están mal y por qué. Un mail sin arroba, un número incompleto, una celda vacía. Corriges esas filas y recién ahí mandas.

Esto es lo que más tiempo ahorra. Con una planilla de 350 personas armada entre tres áreas distintas, es normal que haya filas incompletas. Mejor enterarse en la oficina que en la puerta.

Conviene mandarlas por mail o por WhatsApp?

Depende del evento y de tu público. Para un evento corporativo, el mail suele ser el canal formal y queda archivado en la bandeja del invitado. Para una fiesta o una activación con público joven, el WhatsApp se abre más rápido. Si no estás seguro, puedes mandar por los dos y que cada invitado lo tenga donde lo busque.

Las cortesías gastan tickets prepagos?

No. Las cortesías no consumen tickets prepagos. Tikzet cobra un ticket prepago por cada entrada vendida (S/ 1,15 en Perú, menos con packs), pero una invitación que mandas sin cobro no descuenta nada de tu saldo. Puedes invitar a 50 o a 2.000 personas y tu saldo de tickets prepagos queda igual.

Qué pasa si alguien reenvía su QR?

Cada QR vale para un ingreso. El primero que lo presenta, pasa. Si alguien intenta entrar después con el mismo QR, el escáner muestra un aviso rojo: ese QR ya se usó. La invitación reenviada a tres amigos deja de ser un problema de la anfitriona, porque el QR no pasa dos veces.

Cómo se validan en la puerta?

Con cualquier celular que tenga la app de Tikzet. No hace falta comprar lectores. El escáner valida sin internet, que en un sótano de hotel o en un local con mala señal hace la diferencia, y se sincroniza cuando vuelve la conexión.

Si vas a tener varias personas en la puerta, cada una puede tener el rol de Validador: escanea QRs y no ve cuánto vendiste ni nada más del evento.

Puedo mezclar invitados y entradas vendidas en el mismo evento?

Sí, y es de lo más común. Por ejemplo, una fiesta de aniversario de una discoteca con entradas a la venta para el público y una tanda de cortesías para prensa, DJs invitados y clientes frecuentes. Todo convive en el mismo evento y en la puerta se escanea igual.

Puedo darles cortesías a mis vendedores para que las repartan?

Sí. A cada vendedor le puedes asignar stock: las entradas o cortesías que le tocan. Así sabes cuántas invitaciones salieron por cada uno sin tener que pedirle una lista.

Qué pasa con esos contactos después del evento?

Quedan guardados en tu base. La próxima vez que armes un evento, ya los tienes ahí para mandarles una nueva invitación o avisarles que salió la preventa, sin volver a pedir la planilla a cada área. La base es tuya, no de la plataforma.

Sirve para eventos chicos?

Sí. Una presentación de libro con 60 invitados se beneficia igual que un congreso: cada uno con su QR, sin lista impresa, sin nombres que no aparecen. Y al crear tu productora vienen 25 tickets prepagos de regalo por si además quieres vender entradas.

Lo que cambia en la puerta

Vuelve a la escena del lanzamiento en San Isidro. Con un QR por invitado, la anfitriona no busca apellidos: escanea. El “vengo por parte de” se resuelve antes, porque si alguien no tiene QR es que no estaba en la planilla. Y el invitado que reenvió su PDF entra él solo.

Si estás armando el evento desde cero, te puede servir la guía de planificación de eventos en Perú.

Tu lista ya existe, seguramente en un Excel. Crea tu cuenta en Tikzet, súbela y mira qué filas hay que corregir antes de que llegue la noche.