Invitaciones con QR para tu evento en Bolivia: de un Excel al celular

Pongamos números a una noche normal. Tienes un lanzamiento en Santa Cruz con 250 invitados: prensa, marcas que acompañan, amigos de la casa, los DJs y sus acompañantes. Las entradas para el público general salen Bs 80.

Si mandas las 250 invitaciones a mano por WhatsApp, a razón de un minuto por persona entre copiar el nombre, armar el mensaje y adjuntar algo, son más de cuatro horas frente al celular. Y al final no tienes forma de saber en la puerta quién de esa lista ya entró.

Si en cambio las cargas como cortesías en Tikzet, la cuenta del costo es más corta: cero. Las cortesías no consumen tickets prepagos. Con el precio unitario de Bolivia, Bs 2,15 por ticket prepago, esas 250 invitaciones habrían sido Bs 537,50 si contaran como venta. No cuentan.

Cómo se hace

El flujo tiene tres partes:

1. Armas un Excel con los datos de tus invitados: nombre y el mail o el número de WhatsApp de cada uno.
2. Lo subes a Tikzet y eliges el canal: mail, WhatsApp o los dos.
3. Antes de mandar, revisas el resumen. Tikzet te dice cuántos contactos se suman, cuántos ya estaban en tu base y qué filas están mal y por qué: un mail sin arroba, un número incompleto, una celda vacía.

Corriges esas filas, confirmas y cada invitado recibe su propio QR. En la puerta se valida igual que una entrada vendida.

Las tres formas de invitar, comparadas

	Mensaje a mano por WhatsApp	Lista impresa en la puerta	Excel subido a Tikzet
Tiempo para 250 invitados	Horas, uno por uno	Lo que tardes en armar la lista	Lo que tardes en subir el archivo
Qué recibe el invitado	Un texto o una imagen que se puede reenviar	Nada: solo tiene que dar su nombre	Su propio QR, por mail, WhatsApp o los dos
Errores en los datos	Te enteras cuando alguien no contesta	Te enteras en la puerta	Te los marca antes de enviar, fila por fila
Control en la puerta	Alguien mira capturas	Alguien busca nombres en papel	El escáner valida el QR, sin internet
Si el QR se reenvía	Pueden entrar dos	Puede entrar cualquiera que diga el nombre	El QR no pasa dos veces: aviso rojo
Para la próxima fecha	Empiezas de cero	Empiezas de cero	Los contactos quedan guardados

La columna que más pesa es la quinta. Una invitación que se puede reenviar no es una invitación, es un rumor. Con el QR cada invitado tiene el suyo, y si alguien intenta usar uno que ya entró, el escáner lo frena.

Qué poner en el Excel

No hace falta una planilla elaborada. Lo que sí conviene:

• Una fila por invitado. Si alguien viene con acompañante y quieres que el acompañante tenga su propio QR, ponlo en otra fila.
• El canal que la persona realmente mira. Para la prensa y las marcas suele ser el mail. Para los amigos y el equipo, WhatsApp.
• Los números con su formato completo. Un número cortado es una fila con error que Tikzet te va a señalar, pero mejor que ni llegue.

Si mandas por los dos canales, el invitado recibe su QR por mail y por WhatsApp. Es lo más seguro para la gente que no revisa el correo.

Cuándo usarlo

Las invitaciones desde Excel sirven para mucho más que la lista VIP:

• Una fiesta de promoción donde los egresados ya pagaron por fuera y cada uno necesita su QR para entrar.
• Un evento corporativo con la nómina de empleados de una empresa: te pasan el Excel, lo subes, y cada empleado tiene su acceso.
• Una peña o un concierto con invitados de los auspiciantes, que suelen llegar como lista a último momento.
• La lista de cortesías de los artistas, que siempre cambia el mismo día.

En todos los casos el orden es el mismo: Excel, revisión de errores, envío, QR en la puerta.

Tres errores que conviene evitar

Mandar todo a último momento. Las listas de invitados cambian hasta el día del evento, pero la mayor parte se puede enviar con días de anticipación. Si subes el Excel el jueves para una fiesta del sábado, el viernes ya sabes quién no recibió su QR porque su número estaba mal, y tienes tiempo de corregirlo.

Un QR para un grupo. “Juan más cuatro” en una sola fila es un solo QR, y en la puerta entra una sola persona con él. Si son cinco, son cinco filas.

Confundir invitación con descuento. La cortesía es para el que entra gratis. Si a alguien le quieres dar un precio especial, eso es una venta, y cada entrada vendida consume su ticket prepago como cualquier otra.

Lo que queda después

Cada contacto que subes se guarda en tu base. La próxima vez que hagas un lanzamiento, la prensa y las marcas ya están cargadas: subes solo los nuevos y Tikzet te dice cuáles ya estaban. Esa base es tuya, no de la plataforma, y la puedes usar también para avisarles cuando abras la venta de la siguiente fecha.

Si estás planificando el evento completo, en la guía de planificación de eventos para Bolivia vas a encontrar el resto de los pasos. Y los precios de los tickets prepagos para el público que sí paga están en la página de precios de Bolivia.

Al crear tu productora vienen 25 tickets prepagos de regalo, y las cortesías, como ya viste, no los tocan. Prueba con tu próxima lista de invitados: Crea tu cuenta en Tikzet.