Lista de invitados con QR desde un Excel: checklist para Colombia

Hay un mito que se repite entre quienes organizan lanzamientos, matrimonios grandes y eventos de marca: “las cortesías no se pueden controlar”. Que si mandas 400 invitaciones, alguien va a reenviar la suya a tres amigos, que la lista impresa en la puerta nunca cuadra y que al final entra quien quiera.

Eso pasa cuando la invitación es un flyer por WhatsApp y el control es una lista en papel. No pasa cuando cada invitado recibe su propio QR. Ese QR entra una vez. Si alguien lo intenta usar de nuevo, el escáner muestra un aviso rojo y no pasa.

El otro mito, más chiquito pero igual de cansón, es que mandar 400 QR es una tarde entera copiando y pegando. Tampoco. Con Tikzet subes un Excel y la app le manda su QR a cada invitado por correo, por WhatsApp o por los dos.

Este es el checklist que usamos con organizadores en Colombia para que el envío salga bien a la primera. Pensado para un caso típico: el lanzamiento de una marca de ropa en Bogotá, con 400 invitados entre prensa, creadores de contenido, clientes y equipo.

Checklist de envío

1. Una fila por invitado

• Cada persona en su propia fila, con su nombre.
• Su correo, su celular o los dos, según por dónde le vas a mandar el QR.
• Sin filas de título en el medio (“PRENSA”, “CLIENTES”): si quieres separarlos, mejor arma un Excel por grupo.

Con el Excel ordenado, lo que sigue es revisar.

2. Decide el canal antes de subirlo

• Correo si tus invitados son corporativos o de prensa, que revisan el correo de trabajo.
• WhatsApp si son creadores, amigos de la marca o público joven, que viven en el chat.
• Los dos si no quieres que nadie diga “no me llegó”.

3. Lee el resumen antes de enviar

Cuando subes el Excel, Tikzet no manda nada todavía. Antes te muestra:

• Cuántos invitados se suman como nuevos.
• Cuántos ya estaban en tus contactos (para no mandarle dos QR a la misma persona).
• Qué filas están mal y por qué: por ejemplo, un correo sin arroba, un celular incompleto, una fila vacía.

Corrige esas filas en el Excel y vuelve a subirlo. Es mucho más fácil arreglar tres errores en una tabla que perseguir a tres invitados el día del evento.

4. Envía

• Confirma el canal y manda.
• Cada invitado recibe su QR personal, no uno compartido.

5. Prepara la puerta

• Asigna el rol de Validador a quienes van a estar en el acceso. Solo validan QRs: no ven nada más de tu evento.
• Recuérdales que la app valida sin internet, desde cualquier celular. En una bodega o en un salón con mala señal, la puerta sigue funcionando.
• Haz una prueba: escanea un QR de tu equipo dos veces y que todos vean el aviso rojo.

6. Después del evento

• Tus invitados quedan guardados como contactos. Para la próxima activación no vuelves a armar la base desde cero.
• Anota qué canal funcionó mejor con cada grupo (prensa, clientes, creadores) para la próxima.

Lo que cuesta mandar cortesías

Nada en tickets prepagos. Las cortesías no consumen tickets prepagos. Tikzet cobra un ticket prepago solo por boleta vendida ($1.300 COP por unidad, menos con packs; está en precios para Colombia). Un lanzamiento 100% con invitación no te descuenta nada del saldo.

Cuando hay invitados y también venta

Muchos eventos en Colombia mezclan las dos cosas: una rumba con lista de invitados y boletas a la venta, un concierto con cortesías para patrocinadores. Ahí sirven dos cosas más:

• Los RRPP con stock. Si tus RRPP reparten cortesías, a cada uno le asignas su stock: las boletas o cortesías que le tocan, y ni una más.
• La venta entra a tu cuenta. Las boletas que se venden se cobran con tu propio medio de cobro (Mercado Pago, Bold, Stripe, PayPal o transferencia) y cada venta entra en tu cuenta.

Tres dudas que llegan seguido

El invitado tiene que descargar algo? No. Recibe su QR por correo o por WhatsApp y lo muestra en la puerta.

Puedo mandar las invitaciones por partes? Sí. Puedes subir un Excel con la prensa hoy y otro con los clientes la semana que viene. El resumen previo te avisa si alguien ya estaba.

Qué pasa si alguien reenvía su QR? El primero que lo use entra. El segundo ve el aviso rojo en la puerta. El QR no pasa dos veces.

Si vas a hacer un evento con venta además de invitaciones, revisa el checklist de venta de boletas 2026 para Colombia.

Sube el primer Excel

Abre tu productora en Tikzet, carga el evento y sube tu lista. Antes de mandar nada vas a ver el resumen, así que no hay riesgo en probar. Si quieres revisar tu Excel con alguien, escríbenos por WhatsApp, de lunes a lunes.

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