Qué ve cada persona de tu equipo de evento: roles en Bolivia

Cuando le pasas el celular al que controla la puerta de tu fiesta, sabes todo lo que puede ver ahí adentro?

En muchos eventos la respuesta es “todo”. Se comparte una sola cuenta entre el organizador, el socio, el de la puerta y los chicos que venden, porque es lo más rápido. Y así el que escanea QRs a las once de la noche tiene a un toque de distancia la recaudación de la fecha, la lista de compradores y la configuración del evento.

No hace falta que sea así. En Tikzet cada persona de tu equipo entra con su usuario y con un rol, y el rol define qué ve y qué puede hacer. Abajo va el orden en que conviene armarlo, de la puerta hacia arriba.

Los cuatro roles que vienen armados

Antes de los pasos, el mapa:

• Administrador: todos los permisos. Crea eventos, cambia precios, ve reportes, suma gente al equipo.
• Validador: valida QRs en la puerta. Nada más.
• Vendedor: tiene su link de referido para vender.
• Staff: las dos cosas, valida QRs y tiene link de referido.

Con esos cuatro se resuelve la mayoría de los equipos. Para el resto están los roles propios (paso 6).

1. Haz la lista de lo que pasa la noche del evento

Agarra papel y anota quién hace qué en tu próxima fecha, no en la teoría. Por ejemplo, para una fiesta de 600 personas en una discoteca de Cochabamba:

• Dos personas en la puerta escaneando.
• Cinco promotores que venden a sus contactos durante la semana.
• Un amigo que vende y además ayuda en la puerta cuando se llena.
• Tu socio, que quiere seguir las ventas.
• Tú.

Esa lista ya te dice qué roles necesitas. Lo que no aparece en la lista no debería tener acceso.

2. Al de la puerta, Validador

El rol Validador es el más cerrado a propósito. Abre el escáner, valida el QR y listo. No ve cuánto vendiste, no ve el precio de las entradas, no puede tocar el evento.

Para la puerta es lo único que hace falta. El escáner funciona sin internet desde cualquier celular, así que puede ser el teléfono del propio validador: no le prestas el tuyo. Si alguien intenta pasar con un QR que ya se usó, aparece un aviso rojo y la entrada no pasa dos veces.

Y si la persona de la puerta cambia de una fecha a otra, la sacas del equipo y la que entra recibe el mismo rol. No hay contraseñas compartidas que cambiar.

3. Al que vende, Vendedor

Cada Vendedor tiene su propio link de referido. Cuando alguien compra por ese link, la venta queda a su nombre. Le puedes asignar stock: las entradas o cortesías que le tocan a él para esa fecha.

Así cada promotor trabaja con lo suyo, y tú ves en el reporte por integrante cuánto vendió cada uno. Ese número te sirve para pagarle lo que le corresponde sin discutir con capturas de pantalla.

4. Al que hace de todo, Staff

En los equipos chicos casi siempre hay alguien que vende en la semana y el día del evento se pone en la puerta. Para esa persona está Staff: valida QRs y tiene link de referido, en un mismo usuario.

Es mejor darle Staff que darle Administrador “porque hace varias cosas”. Hace dos cosas, y Staff cubre exactamente esas dos.

5. Administrador, solo para quien decide

El rol Administrador tiene todos los permisos: crea y edita eventos, cambia precios, ve reportes y arma el equipo. Dáselo a quien toma decisiones sobre la plata del evento. En la lista del paso 1, eres tú y, si corresponde, tu socio.

Una regla práctica: si alguien te pide Administrador, pregúntale qué necesita hacer. Casi siempre la respuesta entra en otro rol.

6. Si nadie encaja, crea un rol propio

Hay equipos que no se parecen a ningún molde. Un encargado de logística, alguien de prensa, una persona que solo coordina a los promotores. Para eso puedes crear roles propios: le pones un nombre y eliges los permisos que esa persona usa de verdad.

El criterio es el mismo de todo el artículo: el mínimo que necesita para hacer su parte. Si después le falta algo, se lo agregas.

7. Revisa el equipo antes de cada fecha

Los equipos de eventos rotan. El promotor de la fiesta de agosto no es el de la de noviembre, y el de la puerta del festival no es el de la peña del viernes. Antes de abrir la venta de una fecha nueva, entra a tu equipo y fíjate:

1. Quién ya no trabaja contigo y sigue con acceso.
2. Quién cambió de tarea y necesita otro rol.
3. A qué vendedores les falta stock asignado.

Son cinco minutos y te ahorran la incomodidad de enterarte, a mitad de la noche, de que alguien que ya no está en tu equipo sigue viendo tus ventas.

Cómo queda el equipo del ejemplo

Persona	Rol	Qué ve
Los dos de la puerta	Validador	El escáner
Los cinco promotores	Vendedor	Su link y su stock
El amigo que hace las dos cosas	Staff	Escáner y su link
Tu socio	Administrador	Todo
Tú	Administrador	Todo

Nadie ve más de lo que necesita, y nadie depende de tu celular para hacer su parte.

Si todavía estás armando la venta de tu primera fecha con Tikzet, te puede servir cómo vender entradas online en Bolivia. Y si quieres revisar el resto de la organización, está el checklist de venta de entradas.

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