Roles del equipo en tu evento en Panamá: quién ve qué y quién valida

Son las 10:40 de la noche de un sábado en una terraza del Casco Viejo. La fila llega hasta la esquina. En la puerta, tu primo, que vino a darte una mano, escanea boletos con su celular. Entre un QR y otro, levanta la vista y te pregunta, delante de dos personas de seguridad que no conoces: “Oye, y cuánto llevamos vendido?”

No es mala intención. Es que le prestaste tu usuario para validar y desde ahí ve todo: la recaudación, las ventas por medio de pago, lo que vendió cada RRPP.

Eso se arregla con roles. Cada persona de tu equipo entra con su propio usuario y ve solo lo que necesita para hacer su parte. Abajo respondemos las preguntas que más nos hacen los organizadores cuando arman su equipo por primera vez.

Preguntas frecuentes sobre los roles del equipo

Qué roles trae Tikzet de entrada?

Cuatro predeterminados:

Rol	Qué puede hacer
Administrador	Todo: crear eventos, ver ventas y reportes, configurar cobros, sumar al equipo
Validador	Escanear QRs en la puerta
Vendedor	Vender con su link de referido
Staff	Escanear QRs y vender con su link de referido

El Administrador eres tú y, si tienes socios, ellos. El resto se reparte según lo que cada uno haga esa noche.

El que está en la puerta puede ver cuánto vendí?

No, si le das el rol de Validador. Ese rol abre el escáner y nada más. No ve la recaudación, no ve los reportes, no ve cuánto vendió cada vendedor.

Esto importa más de lo que parece. En la puerta suelen estar personas que conoces poco: alguien que te recomendaron, el personal que puso el lugar, un amigo de un amigo. No tienen por qué saber cuánto se facturó en la noche, y tú no tienes por qué estar pendiente de quién mira la pantalla.

Y si alguien de mi equipo vende y además ayuda en la puerta?

Para eso está Staff. Es la combinación más común en fiestas medianas: el RRPP que vende la semana previa con su link y el día del evento se para en la puerta a escanear. Con Staff hace las dos cosas sin tener acceso a la configuración ni a los números de la productora.

Puedo crear un rol que no esté en la lista?

Sí. Además de los cuatro predeterminados, puedes crear roles propios con los permisos que tu equipo usa de verdad.

Algunos ejemplos que vemos seguido:

• Un socio que solo mira. Quiere ver los reportes de cada evento, pero no va a tocar precios ni cobros. Le armas un rol con acceso a reportes y nada más.
• La persona que aprueba transferencias. Si en Panamá cobras con transferencia manual, alguien tiene que mirar cada comprobante y aprobar la compra. Ese trabajo no requiere poder crear eventos ni cambiar la configuración del medio de cobro.
• El encargado de invitaciones. Para un evento corporativo, alguien de la empresa cliente puede encargarse de la lista de invitados sin ver la venta del resto.

La idea es que el permiso siga al trabajo, no a la confianza que le tengas a la persona.

Qué pasa si un validador se va del evento con su celular?

Nada que te comprometa. Su usuario solo valida; no puede tocar la venta ni los datos de tus compradores. Si no va a seguir trabajando contigo, lo quitas del equipo desde tu cuenta.

Compáralo con la otra opción, la que muchos usan sin pensarlo: compartir el usuario del dueño. Si ese celular se pierde o esa persona se va enojada, se lleva acceso a todo. Con roles, cada uno tiene su llave y tú decides qué puerta abre.

Cuántas personas pueden validar a la vez?

Las que necesites. Cada validador usa su propio celular, cualquier celular. En un evento grande, con varios accesos (general, VIP, prensa), pones a dos o tres personas por puerta y todos escanean en paralelo.

El escáner de Tikzet valida sin internet. Si en el salón del hotel o en la playa la señal falla, los QR se siguen validando y la app se sincroniza cuando vuelve la conexión. Si un QR ya se usó, sale un aviso rojo: el mismo boleto no entra dos veces, aunque lo intenten por dos puertas distintas.

El vendedor ve las ventas de los otros vendedores?

No. El Vendedor tiene su link de referido para compartir con sus contactos. Tú, como Administrador, ves en el reporte del evento cuánto vendió cada integrante del equipo, y eso te sirve para pagarle a cada uno lo que corresponde.

Además, a cada vendedor le puedes asignar stock: los boletos o cortesías que le tocan. Así no se pisan entre ellos y sabes desde antes con cuántos cuenta cada uno.

Tengo que configurar los roles para cada evento?

El equipo es de la productora, no del evento. Si tu equipo de puerta es siempre el mismo, lo armas una vez y queda. Cuando entra alguien nuevo, lo sumas con el rol que corresponde; cuando alguien deja de trabajar contigo, lo quitas.

Esto sirve también para un evento chico?

Sí, y quizás más. En un evento chico es donde más se comparte el celular del dueño, porque “somos pocos y nos conocemos”. Pero basta una noche con alguien nuevo en la puerta para que el usuario compartido sea un problema. Darle a cada uno su rol toma un par de minutos.

Antes de tu próxima fecha

Haz la lista de quién va a estar contigo esa noche y qué va a hacer cada uno: quién escanea, quién vende, quién aprueba pagos, quién solo necesita mirar. Con esa lista, asignar los roles es directo.

Si todavía estás armando la producción, el checklist de venta de boletos para Panamá te ayuda a ordenar el resto.

Crea tu cuenta en Tikzet y suma a tu equipo con su rol antes de que llegue el sábado. Si quieres, en una videollamada de 20 minutos lo configuramos juntos.