Cómo sustituir la lista de invitados en papel por QR (España, 2026)

Viernes, 23:40, puerta de una sala en Malasaña. Hay cola hasta la esquina y en la entrada una persona del equipo sostiene tres folios grapados con 400 nombres en orden más o menos alfabético.

“Vengo de parte de Laura.” Laura no aparece. “Estoy en la lista de la marca.” La lista de la marca está en otro folio, que tiene otra persona, que está dentro. Alguien dice que es el primo del DJ. Mientras se busca, la cola no avanza, y los que llevan entrada comprada empiezan a mirar el reloj.

Cualquiera que haya organizado una presentación, una fiesta con lista o un evento de empresa en España ha vivido una versión de esta escena. La lista en papel funciona hasta que hay más de cincuenta nombres, más de una persona apuntando invitados y más de una puerta.

La alternativa es que cada invitado llegue con su propia invitación en el móvil, con un QR que se escanea en un segundo. Y que tú no tengas que mandarlas una a una.

Cómo funciona, en corto

1. Preparas un Excel con tus invitados.
2. Lo subes en Tikzet.
3. Tikzet te enseña qué va a pasar antes de enviar nada.
4. Eliges el canal: email, WhatsApp o los dos.
5. Cada invitado recibe su QR. En la puerta, se escanea.

El resto del artículo son las preguntas que nos hacen los organizadores cuando lo prueban por primera vez.

Las preguntas de los organizadores

Qué tiene que llevar el Excel?

Una fila por invitado, con su nombre y el dato de contacto por el que quieras enviarle la invitación: el email, el número de móvil para WhatsApp o ambos. No hace falta una plantilla complicada; lo normal es que ya tengas esa lista en alguna parte, porque te la ha pasado la marca, el departamento de comunicación o tu relaciones públicas.

Si la lista viene de varias personas, júntalas en un solo archivo antes de subirlo. Es la forma más rápida de detectar duplicados.

Qué pasa si hay errores en la lista?

Este es el punto en el que más tiempo se ahorra. Antes de enviar nada, Tikzet te dice cuántos contactos se suman, cuántos ya estaban y qué filas están mal y por qué: un email sin arroba, un teléfono al que le faltan cifras, una fila vacía.

Corriges esas filas, vuelves a subir y envías. Lo que antes descubrías en la puerta (“me dijeron que estaba en la lista y no aparezco”) lo descubres en tu ordenador el martes por la tarde.

Es mejor enviar por email o por WhatsApp?

Depende del tipo de evento y de quién sea el invitado:

• Email encaja bien en eventos corporativos, presentaciones de producto o invitaciones a prensa, donde la invitación forma parte de una comunicación más formal y el invitado la busca en su correo.
• WhatsApp encaja mejor en fiestas, cumpleaños grandes y eventos con público joven, donde nadie revisa el correo el sábado por la noche.
• Los dos es la opción segura cuando no quieres que nadie se quede fuera porque “no le llegó”.

Eliges el canal en cada envío, así que la lista de la marca puede ir por email y la de tu relaciones públicas, por WhatsApp.

Cómo se valida la invitación en la puerta?

Igual que una entrada. El equipo de la puerta abre el escáner de Tikzet en cualquier móvil y lee el QR. El escáner funciona sin internet: en un sótano, en una nave industrial o en una finca sin cobertura, valida igual y se sincroniza cuando vuelve la conexión.

Si alguien intenta entrar con un QR que ya se usó (porque se lo reenvió a un amigo, por ejemplo), aparece un aviso rojo. El QR no pasa dos veces. Se acabó el “mi amigo ya entró con esta, pero yo también estoy invitado”.

Puedo mezclar invitados y entradas de pago en el mismo evento?

Sí, y es lo más habitual. Vendes entradas al público general con tu propio medio de cobro y, en paralelo, envías invitaciones a tu lista. En la puerta todos pasan por el mismo escáner, sin una cola para “los de lista” y otra para “los de entrada”.

Si todavía no vendes tus entradas por internet, empieza por cómo vender entradas online en España.

Las invitaciones tienen algún coste para el invitado?

No. Una invitación es una invitación: el invitado no paga nada. Y si en el mismo evento vendes entradas, Tikzet no le añade gastos de gestión al comprador. Si quieres cobrar unos gastos de gestión, los decides tú, se ven desde la primera pantalla y son tuyos. Lo explicamos en qué son los gastos de gestión de las entradas.

Qué pasa con los contactos que subo?

Quedan guardados para la próxima fecha. La lista de este evento es el principio de tu base para el siguiente: no tendrás que buscar otra vez el Excel de la presentación anterior ni pedírselo a nadie.

Y los que te compran entradas en Tikzet también se van sumando a tus contactos. El público es tuyo, no de la plataforma.

Puede enviar invitaciones alguien de mi equipo sin ver mis ventas?

Puedes crear roles propios con los permisos que tu equipo usa. Así, quien gestiona la lista de invitados de una marca no tiene por qué ver lo mismo que tú. Y quien está en la puerta con el rol de Validador solo valida QR: no ve cuánto has vendido.

Sirve para un evento de 30 personas o solo para eventos grandes?

Sirve para los dos. Con 30 invitados, el beneficio principal es la imagen: una invitación con QR en el móvil queda mejor que “dile tu nombre al de la puerta”. Con 3.000, el beneficio es la cola: un escaneo por persona en lugar de buscar en una lista.

Cuánto cuesta usar Tikzet?

Tikzet cobra un ticket prepago por entrada vendida: 0,30 € la unidad, 0,24 € en packs de 300 a 999 y 0,18 € desde 1.000. Los tickets prepagos no vencen y al crear tu productora te regalamos 25. Lo tienes todo en precios para España.

Para cobrar tus entradas puedes vincular Stripe o PayPal, o recibir transferencias en tu cuenta, donde ves el justificante y apruebas. Cada venta entra en tu cuenta. Los detalles, en cobros en España.

Cuánto se tarda en tenerlo listo?

Crear la cuenta y cargar el evento se hace en una tarde. Subir el Excel y enviar las invitaciones, en lo que tardas en revisar las filas que estén mal. No hay contrato, ni aprobación previa, ni exclusividad.

La próxima vez que haya cola

Que la persona de la puerta tenga un móvil en la mano y no tres folios grapados. Crea tu cuenta en Tikzet y sube tu primera lista de invitados. Si quieres verlo antes con alguien, reserva una videollamada de 20 minutos y simulamos tu evento juntos.